Delo z dokumenti v oblaku danes ni le nekaj nemogočega, ravno nasprotno. Med številnimi razpoložljivimi možnostmi je Google Dokumenti ena najbolj razširjenih . Ali poznate Google Dokumente?
Če ne veste, kaj je, ali ga še niste uporabili z največjo močjo, vam bomo pomagali pri tem in odkrili eno od orodij za uporabo, še posebej, če ste eden tistih, ki veliko potujejo ali zamenjajte računalnike in je vedno naložena s ključki USB, DVD-ji, CD-ji in zunanjimi pogoni.
Kaj so Google dokumenti, Googlovi dokumenti
Google Dokumenti, znani tudi kot Google Dokumenti, so pravzaprav orodje za več platform ; vir, ki ga ponuja Google in ga je mogoče uporabljati v računalnikih, tablicah, pametnih telefonih in drugih napravah. Zasnovan je tako, da vam ni treba nositi s seboj kupa dokumentov na USB-pogonih, zunanjih trdih diskih in podobno; namesto tega so shranjeni v oblaku. Lahko pa jih tudi preprosto prenesete.
To orodje je popolnoma združljivo z različnimi vrstami datotek, ne glede na to, ali gre za besedilne dokumente, diapozitive, preglednice ... Pravzaprav so programi, ki jih boste uporabljali, "kloni" zbirke Office. In kar je najboljše, brezplačni so. Tako boste imeli Excel, Word, PowerPoint v brezplačni različici (in s temi programi boste lahko odprli dokumente, ki ste jih naredili s temi drugimi (in v mnogih drugih oblikah).
Zakaj Google Dokumenti delajo zame?
Predstavljajte si, da morate na službeno potovanje. Možno je, da vzamete vse potrebne dokumente, a kaj, če enega pozabite in vam ga nima nihče poslati? Potem boste v težavah. Po drugi strani pa, če imate dokumente v oblaku, veste, da boste do njih, bodisi prek mobilnega telefona, tablice ali računalnika, lahko dostopali, jih prenesli, natisnili itd. brez kakršnih koli težav.
Ne samo to, ampak imajo Google Dokumenti tudi prednost, ki je pri drugih ne boste našli : možnost, da več ljudi hkrati v realnem času izvaja spremembe, zaradi česar so idealno orodje za delovne skupine ali ekipe.
K temu je treba dodati, da ima tako komentarje (za njihovo dodajanje in branje) kot klepet in pogovor s to osebo, ne da bi moral biti odvisen od telefona ali drugega klepeta zunaj tega orodja (torej je vse zgoščeno na enem mestu).
Enako se zgodi pri urejanju, kjer boste imeli možnost urejanja, pa tudi predlaganja, simulacije funkcije nadzora sprememb v Wordu, tako da boste spremembe videli in možnost odobritve ali brisanja pred del končnega dokumenta.
In če mislite, da bo uporaba Google Dokumentov bolj nadležna, ker se morate zanašati na internet, bodite prepričani, da temu ni tako. Uporabljate ga lahko tudi brez dostopa do interneta, saj morate v Chrome le dodati razširitev Google Dokumenti brez povezave in v nastavitvah Google Dokumentov omogočiti možnost »Brez povezave«. Tako ne potrebujete interneta in vsi vaši dokumenti bodo samodejno naloženi, ne da bi vam bilo treba karkoli skrbeti.
Kako uporabljati Google Dokumente
Če vas po tistih, ki ste jih videli, zanimajo Google Dokumenti, morate vedeti, da za uporabo tega orodja potrebujete le Google Račun. Ko dostopite do svojega e-poštnega sporočila ali celo z Googlove domače strani, vam bo omogočil prijavo. Če boste to storili, boste videli, da bo na njej logotip s fotografijo vašega gmaila.
Nato tapnite devetpikčast kvadrat na vrhu zaslona. Tam boste našli več Googlovih aplikacij , vključno z Google Dokumenti. Samo tapnite »Dokumenti« in pripravljeni ste.
Bodite previdni, če ga ne najdete, kliknite gumb »Več od Googla« in prikazala bodo vsa orodja, čeprav je običajno, da se pojavlja med prvimi, ker se pogosto uporablja.
Ko se prijavite, boste imeli prvo vrstico, v kateri se bo začel nov dokument. Tam vam bodo dali nekaj predlog, kot so življenjepisi, pisma, predlogi projektov, brošure, poročila ... Toda tudi možnost ustvarjanja praznega dokumenta.
Če pogledate galerijo predlog, boste ob njenem kliku odprli poseben meni predlog, če jih potrebujete.
Če daste vodoravne črte (zgornji levi kot, pred logotipom in besedo Documents), boste videli, da so vrste dokumentov, ki jih lahko odprete, različne: Dokumenti (beseda, besedilo), preglednice, predstavitve in obrazci.
Ali lahko uvozite dokumente ali ustvarite samo tiste, ki so tam narejeni?
Če že imate ustvarjene dokumente in jih potrebujete v tem orodju, bodite prepričani, da s tem ne boste imeli težav . Samo uvoziti jih morate. Kako? Pojasnili bomo korake:
Poglej svoj zaslon. Poiščite znak "plus" v spodnjem desnem kotu. Možno je, da se na zaslonu ne bo prikazal, zato je trik premikanje miške gor in dol s kolesom, tako da se zaslon spremeni in nato prikaže. Ko pritisnete, vam bo omogočil nalaganje želenega dokumenta iz računalnika, pendrive, zunanjega diska ... in v nekaj minutah boste lahko z njim delali.
In če vas skrbi oblika, v večini primerov ne boste imeli težav, ostala bo enaka tisti, ki ste jo ustvarili zunaj orodja; edina stvar, ki se lahko spremeni, je pisava, vendar je treba ohraniti samo obliko.
Kako deliti dokument z Google Dokumenti
Že prej smo pojasnili, da je ena od prednosti Google Dokumentov možnost sodelovanja pri dokumentu z več ljudmi. Če pa želite to storiti, ga morate najprej dati v skupno rabo. In ja, prav tako preprosto je kot druge funkcije.
Če želite to narediti, morate klikniti gumb na desni (z miško nad Googlovim dokumentom) in klikniti za skupno rabo. Dobili boste majhen zaslon, na katerem bo pisalo "Delite z drugimi". Tu imate dve možnosti:
- Poiščite povezavo za skupno rabo dokumenta.
- Dodajte ljudi, da to storijo. Za to je najbolje, da uporabite e-pošto (vendar ne pozabite, da mora biti od Googla).
V primeru dodajanja oseb vam omogoča, da jim omogočite dostop za urejanje, komentiranje ali samo ogled.